Tid er penger

TidErPenger

Vi har opparbeidet en aksept for de tre T-er: “Ting Tar Tid”. Men må det være sånn? Er det smart å akseptere at saker må legges i køer og dermed ta lang tid å behandle? Kan vi ikke i det minste få løst det mest prekære problemet kjapt, i stedet for å legge det i kø? Betimelige spørsmål som vi burde stille oss oftere.

Ventekostnader – Cost of Delay

I bygg- og anleggsbransjen er det opplagt at en leverandør vil ha krav på å få kompensert kostnader om de må vente med oppstart. De har tross alt reservert dyrt materiell og arbeidskraft for et gitt oppstartstidspunkt, så en forsinkelse blir da ren kostnad.

I IT-bransjen er det helt uvanlig å operere med ventekostnader, kanskje fordi disse kostnadene ikke er like oppe i dagen som i andre bransjer. Materiell har vi ikke på samme måten og arbeidskraften kan ofte brukes på andre oppgaver i påvente av oppstart. Men hva med brukerne som har sett fram tid en sårt tiltrengt forbedring? Hva med gevinstene som blir utsatt? Bør vi ikke kalkulere med disse?

I følge Don Reinertsen forfatter av The Principles of Product Development FLOW er de fleste i IT-bransjen blinde for denne effekten. Og dette til tross for at den økonomiske effekten er betydelig. Dessuten kan COD-kalkyler utgjøre et veldig nyttig instrument i produktplanleggingen.

If you only quantify one thing, quantify the Cost of Delay. Don Reinertsen

Boka fokuserer på de økonomiske effektene av produktutvikling og introduserer en stor mengde prinsipper for planlegging og styring. Ideen er å øke flyten på de delene av produktet som gir antatt størst gevinst og som det dermed blir mest kostbart å utsette. En svært smidig tankegang med andre ord.

Figuren er hentet fra en god beskrivelse av Cost of Delay fra Black Swan Farming. Som vi ser er COD rett og slett den akkumulerte gevinsten vi går glipp av ved å vente med implementasjonen. Vi forstår at vi ideelt sett bør sette i gang så fort vi har identifisert en gevinst som er mulig å realisere. Og så vet vi at det vil være en rekke potensielle gevinster som står i kø for å realiseres, men vi har en begrenset kapasitet. Så vi må prioritere – hva skal vi gjøre først? Hvorfor ikke da prioritere å gjøre det som har den høyeste COD dividert på kostnad? Her er en mer inngående beskrivelse av denne prioriteringsmekanismen.

Tradisjonell prosjektledelse har veldig svake konsepter for prioritering. I stedet blir det ofte slik at “alt skal med”. Vi planlegger for kompletthet. Vi forplikter oss til å levere et stort omfang, som vi jobber med i paralell. Konsekvensen blir da at gevinstene forsinkes voldsomt i forhold til potensialet. Hva koster dette?

Det er fristende å ta med COD i analysen av de store IT-skandalene vi har sett i offentlig sektor i den senere tid. Hvis vi ser på de planlagte gevinstene i Moderniseringsprosjektet til NAV – som ble stoppet – dreier dette seg ikke akkurat om småbeløp. Prosjektet har pågått i mange år – ble i realiteten startet rundt 2008 – og det er siden dette ikke gjort mye annet enn å analysere og planlegge. Ingen vesentlige gevinster realisert ennå. Totalgevinsten antydes til rundt 4 Mrd kroner “netto nåverdi mot nullalternativet” i KS1-rapporten. Det skal spares ca 2000 årsverk. Når da dette prosjektet i fjor ble stoppet, betyr det at det fremdeles “løper” en anselig COD!

Alle synes nå omsider å være med på at vi må dele opp disse mammutprosjektene i mindre biter. Det er på høy tid. Men da trenger vi helt andre metoder og ikke minst annen kompetanse i startfasen. COD bør innarbeides som en naturlig del av den samfunnsøkonomiske analysen. Som Arild Haraldsen er inne på i denne artikkelen er disse analysene en svært krevende øvelse med stor usikkerhet og mange fallgruber. Men det er ingen løsning å gjøre analysene “grundigere”. Øket tidsbruk vil jo bare øke COD. Igjen, det gjelder å balansere tidspress mot grundighet hvilket må innebære oppsplitting og at de opplagte, største gevinstene realiseres først. En aktiv bruk av COD vil automatisk kanalisere innsatsen mot de områdene med størst gevinstpotensiale. Da vil vi se at de sære unntakstilfellene godt kan vente. Vi behøver ikke alltid lage løsninger som skal treffe “alle”, ofte ligger 80-95% av verdien i å automatisere operasjoner for det typiske tilfellet. Særtilfellene kan vi vente med, eller eventuelt leve med manuelle operasjoner, siden volumet er lite.

Flytoptimalisering fremfor ressursoptimalisering

Boka Dette er Lean er nå Sveriges mest leste bok om ledelse. I denne boka tar Niklas Modig et kraftig oppgjør med den tradisjonelle ressursoptimaliseringen – en filosofi som passer svært dårlig til kunnskapsbasert arbeid i vår tid. Han skriver her om løsningen på effektivitetsparadokset. Problemet er enkelt sagt at vi legger sakene i kø fremfor å bare løse saken med en gang. Disse køene er et valg – en konsekvens av tankegangen og organiseringen der vi jobber med mange saker på en gang og der vi dyrker spesialiserte roller som arbeider hver for seg i stedet for tett teamarbeid. Et sterkt tverrfaglig team med myndighet vil kunne ta unna innkommende arbeid “én sak av gangen”.

Nå en sak ligger i kø skapes det sekundærbehov. Disse behovene vil også belaste systemet, og ofte være til stor ulempe for brukerne. Søknad om foreldrepenger har i mange år vært en ganske uforståelig vanskelig prosess – noe som fører til at en gjennomsnittelig søker må ringe inn flere ganger og få hjelp for å gjennomføre en i utgangspunktet enkel oppgave. NAV har i denne perioden sysselsatt et helt “scannekontor” som jobber med å scanne inn søknader som tidligere er printet ut. Når brukere venter på den endelige løsningen vil de naturlig nok lage seg sine små hacks – midlertidige løsninger. Det er klart disse helt unødvendige ulempene vil koste tid og penger – og må tas med i regnestykket når vi prioriterer.

Denne bevisstheten om å optimalisere flyten, sammen med aktiv bruk av Cost of Delay og smidige metoder vil på sikt kunne gi en langt mer effektiv og økonomisk sunn offentlig sektor.

Posted on October 20, 2015 at 12:11 pm by gamsjo · Permalink
In: Lean, Planlegging, prosjektledelse, Samfunn, Uncategorized, Ventekostnader · Tagged with: , , , ,

One Response

Subscribe to comments via RSS

  1. […] som Agile Manifesto utfordret i 2001. Fokuset på grundig, tidkrevende planlegging fører til at vi sløser med verdifull kalendertid og låser oss for tidlig. De som gjør jobben – designere, utviklere, testere osv – […]

Subscribe to comments via RSS

Leave a Reply