IT-fadeser: Om læring og mentale modeller
Vi blir stadig påminnet om hvor vanskelig det er å lykkes med IT-prosjekter. Og det virker som problemet er økende. Vi leser om hundrevis av millioner som sløses bort, uten at særlig verdi er skapt.I kjølevannet av dette blir selvsagt bransjen svar skyldig. Hva kan vi gjøre for å bøte på dette? Hva kan vi lære av det? Per-Morten Hoff i IKT-Norge vil ha mer styring og havarikommisjon, Cathrine Klouman i DnD vil at vi skal våge å feile – i forprosjekter før det ordentlige prosjektet starter, Difi ved seksjonssjef Ellen Strålberg vil ha enda mer kvalitetssikring før oppstart (obligatorisk KS1 og KS2) samt obligatorisk bruk av prosjektveiviseren. Professor Magne Jørgensen på Simula analyserer også prosjektsuksess, og kommer til at det synes som det kan lønne seg å kjøre “smidige prosjekter” som jobber iterativt og at det er vanskelig å estimere.
Alle disse analysene baserer seg på én felles mental modell av IT-utvikling, nemlig at dette skal skje gjennom å starte et prosjekt. Et prosjekt er som alle vet en fokusert innsats mot et konkret mål gjennom å etablere en midlertidig organisasjon. Vi tenker noe ekstraordinært som ikke kan kjøres “i linja”. Og når vi hører ordet prosjekt vil de fleste av oss også umiddelbart tenke faser. Vi får en analysefase, en planleggingsfase, en oppstartsfase, en gjennomføringsfase, en leveransefase, en avslutningsfase og til slutt en lang driftsfase der en annen organisasjon drifter og vedlikeholder prosjektresultatet. Vi tenker “plan the work – work the plan”.
En typisk fasebasert modell for prosjektplanlegging og -styring (hentet fra prosjektveiviseren.no).
Så med denne klare, intuitive modellen godt forankret i underbevisstheten skal vi altså forsøke å lære av erfaring. Helt naturlig da å tenke siden dette er så vanskelig og risikabelt, må vi gjøre grundig forarbeide og forsøke å “tenke på alt” før vi bestemmer oss for å sette i gang. Og like naturlig å tenke at vi må ha enda bedre styring og kontroll underveis.
Mentale modeller er kraftige saker og de vil påvirke oss sterkt i hvordan vi forstår verden rundt oss og hvordan vi analyserer årsakssammenhenger. I den etter hvert legendariske boka The Fifth Dicipline – The Art & Practice of The Learning Organisation viser Peter Senge hvor avgjørende våre rotfestede mentale modeller vil være og at vi aldri må ta disse for gitt. Vi må alltid ta de med i betraktining i våre analyser. Mentale modeller er en av de 5 disiplinene lærende organisasjoner må beherske. De andre er Personal mastery, Building a shared vision, Team Learning og til slutt den femte og mest avgjørende Systems Thinking.
La oss forsøke å bytte ut den intuitive mentale modellen vi får fra prosjektbegrepet. La oss et øyeblikk tenke at vi kanskje ikke hadde behøvd å behandle IT-utvikling som noe ekstraordinært og stort som krever en egen organisasjon. La oss tenke at vi delte opp problemet i mindre biter, prioriterte disse og leverte resultater i små deler. Og at IT-utvikling er noe som pågår ganske kontinuerlig og som faktisk kan kjøres “i linja” i permanente team. Da får vi et helt annet bilde av IT-utvikling.
En alternativ, prosjektløs modell for IT-utvikling
Så med denne mentale modellen på netthinnen, hvilke tiltak ville vi nå anbefale for å lykkes med IT-utvikling? Det må jo da bli slikt som “vår evne til å levere små inkrementer av resultatet og å lære av disse”. Eller “vår evne til å løpende planlegge neste iterasjon uten å miste hovedmålet av syne”, “Vår evne til å fange opp brukernes basale behov underveis”. Kanskje “vår evne til å stoppe opp når kostnadene overstiger verdien”. Slike ting. Altså helt andre ting.
Ville det ikke vært verd et forsøk Difi, DnD, IKT-Norge, Simula og ellers alle som er opptatt av pengebruken i offentlige IT-satsninger?
In: Planlegging, prosjektledelse, Risko, Samfunn · Tagged with: endringsledelse, ledelse, organisasjon, prosjektstyring, systems thinking