Smidig digitalisering av offentlig forvaltning – video og slides.

Den 3 juni i år arrangerte Smidigkonferansen et ekstraseminar med fokus på offentlig sektor. Det er liten tvil om at potensialet er enormt i denne sektoren. Dette er en oppsummering av seminaret ispedd mine kommentarer. Linker fortløpende til alle foredragene, presentasjonene ligger her.
 
CollaborationSmaller 

Etter at Christina Kjær Seime hadde ønsket velkommen overtok Bjarte Bogsnes podiet og holdt en svært engasjerende og ikke minst viktig tale om hvordan kunnskapsorganisasjoner trenger en smidig styringsstruktur. Det handler om å ta dagens virkelighet på alvor og å slippe opp på kontrollregimet og heller gi medarbeidrne tillit og skape gjennomsiktighet.

Man kan være så smidig og agile man bare vil i et prosjektmiljø, men før eller siden treffer man styringssystemet og hvis det er skrudd sammen etter helt andre prinsipper så har man et problem. Bjarte Bogsnes

Deretter tok undertegnede over og forsøkte å vise hvordan smidig gjennomføring kan bli “raskere, billigere, tryggere og bedre“. Dette høres selvsagt ut til å være for godt til å være sant, men jeg tror ikke det. Tilstanden i de tradisjonelle IT-prosjektene i offentlig sektor er begredelig. Det sløses enormt med kalendertid (særlig i tidlige faser), innsatsen brukes svært lite effektivt, det tas unødvendig stor risiko og løsningene som leveres har ofte dårlig brukervennlighet og bugner av teknisk gjeld. Dette mener jeg er et systemproblem.

Så var det tre ulike miljøer i det offentlige IT-norge som overtok.

Først ut var Mons-Ivar Mjelde som fortalte om hvordan de fikk utnyttet smidige prinsipper til å lage bedre, mer fremtidsrettede løsninger enn opprinnelig specet i OTI-prosjektet. I tillegg konkluderer Mjelde med at utviklingsprosessen har skapt mange ideer for fremtidig utvikling og at smidig støtter opp under innovasjon!

KOMMENTAR: Et godt eksempel på hvordan kunde i tett, tillitsfullt samarbeid med leverandør kan gjøre byråkrati og overhead  unødvendig. Når dette samarbeidet er på plass kan man senke skuldrene og ikke være så redd for å trå feil og heller fokusere på innovasjon.

Så tok Svein Hauge over og fortalte hvordan Statens Vegvesen nå kjører alle utviklingsprosjektene sine smidig. Han begynner med (med glimt i øyet) å fremstille leverandørene som ulver som må holdes i tømmene. Deretter langet han ut mot anskaffelsesreglementet som alt for lett fører til at man kommer skjevt ut. Sannsynligheten er stor både for at man velger feil leverandør og ender opp med et urealistisk lavt budsjett. Og gevinstene har en tendens til å gjemme seg i de kravene som droppes (prioriteres ned). Autosys-prosjektet måtte ofre både gevinstene og kvaliteten for å komme i mål. Hauge hevder at de har vært nødt til å styre etter tradisjonelle PMI-prinsipper, noe som blir erstattet med PRINCE2, mens utviklingsmetodikken er Scrum.

KOMMENTAR: Vegvesenet har her tatt et godt skritt i retning av smidig, men er ikke der ennå. En del av problemene kunne antageligvis vært unngått med en mer helhjertet smidig tankegang. PRINCE2 vil ikke hjelpe til her…

Deretter overtok Mette Gjertsen og fortalte om hvordan Statens Pensjonskasse (SPK) nå forvalter og videreutvikler resultatet av PERFORM-prosjektet. Har for øyeblikket 12 Scrum-team. Dette er tverrfaglige team der noe over halvparten er egne SPK-ansatte. Alle sitter på en flate. Samarbeidet mellom forretning (4 dedikerte forretningsstøtteteam) og utvikling er helt sentralt og fokusert. Har nå sluttet å kjøre egne prosjektteam – dette for å sikre læring; “utviklerne må rette sin egen drit”. De ser at dette fører til bedre kvalitet. Har nå samlet alt arbeid til alle teamene i én kø. “Produkteier bor, lever og ånder i denne køen”. Har stor fokus på løpende prioritering og har klart å løsrive seg fra det tradisjonelle endringsregimet.

KOMMENTAR: Dette er storskala og helhjertet smidig og et eksempel til etterfølgelse!

Etter lunsj startet vi med Ux-designer Sigrun Tallungs som fortalte om det Svenske Pust-prosjektet som klarte kunststykket å gå fra suksess til fiasko. Dette er “polisens nya utredningssystem” som først ble utviklet i Java, et prosjekt som ble kjørt smidig i tett samarbeide med brukerne og som ble tatt godt imot. Etter å ha brukt 100 MSEK på dette ble det brått stoppet fordi Oracle hadde klart å selge inn at det ville bli mye billigere i lengden om de la om til et “standardsystem” basert på Siebel. Etter å ha brukt 200 MSEK på Pust Siebel er nå evalueringen entydig – systemet er nå nærmest ubrukelig! Dette foredraget er en skikkelig tankevekker!

KOMMENTAR: Mye læring å hente her! Rekk opp hånda den som vet om lignende tilfeller i Norge! :-)

Så kom advokat Ståle Hagen opp på podiet for å snakke om kontraktsregulering. Han har hatt en rekke oppdrag de siste årene for å hjelpe til å “rydde opp” mellom kunde og leverandør i “smidige” prosjekter. Hovedproblemet har vært at endringene underveis lett blir uhåndterlige. En typisk feil er at man presser smidig gjennomføring inn i en fossefallslignende kontrakter. Her blir det lett en endeløs tautrekning når det er behov for endring og bruk av advokater for å få avsluttet prosjektet. “Dette er god business for meg, men jeg skulle gjerne tjent de pengene ved å hjelpe til med i starten når kontrakter inngås.” Når det gjelde kontraktsstandarder så har Difis SSA-S alt for mange feil og mangler til at den kan anbefales. Det nærmeste man kommer er dataforedningens SOL-kontrakt men heller ikke denne er god nok.

KOMMENTAR: Det synes som varianter av timebaserte kontraktsformer er det eneste som fungerer godt i programvaretunge prosjekter.

Så var det Sergey Dmitriev sin tur til å fortelle om hvordan Kystverket har lagt smidige prinsipper til grunn helt fra starten av for å utvikle BarentsWatch. Utgangspunktet var at de ønsket å finne leverandører som “er smidige”. Men hva er egentlig dette? Alle sier de er smidige, men det finnes ingen særlig god, målbar definisjon på smidighet. Kystverker med hjelp av Sergey lagde da en halv dags opplegg for å teste leverandørens smidige tilnærming til problemløsning. Når de testet fire leverandører på denne måten viste det seg overraskende nok at ingen hadde en godt, smidig tankesett inne!

KOMMENTAR: Er dette redningen for de kundene som ønsker å sikre seg gode, smidige leverandører?

Deretter overtok Christin Gorman fra Husbanken for å snakke om ansvar. Er det virkelig nødvendig å sette alt utviklingsarbeid ut til konsulentselskaper gjennom tunge anbudsprosesser? Hvorfor ikke ansette flinke, dedikerte folk og gjøre utviklingen med stor grad av egne medarbeidere? Dette kan jo forenkle utviklingsprosessene voldsomt. Hvorfor må leverandørene sees på som sultne ulver? Det må da være bedre å dyrke samspillet og samarbeidet? Uansett kontrakt, så er det kunden som blir sittende igjen med produktet – og vil enten han vil det eller ikke ha ansvaret selv. Staten kan enkelt ansette langt flere utviklere selv og spare penger på det, samtidig som de vil få enklere og bedre løsninger.

KOMMENTAR: På denne måten kan staten sikre seg mye bedre og kvitte seg med byråkratiske, tunge anbudsprosesser.

Sist ut var Lars Nokken fra Difi som redegjorde for Difi sine tanker om smidig. Utgangspunktet til Difi er at prosjektveiviseren kun addresserer det overordnede nivået kalt Prosjekteierstyring og Prosjektstyring. Det utførende nivået er definert som uavhengig av dette og blir ikke adressert. Nokken uttalte veldig tydelig at Difi ER positive til bruk av smidig utviklingsmetodikk. da særlig bruk av Scrum eller DSDM innenfor rammen av Prince2. Utgangspunktet til Difi er prosjektstyring og prosjektlederens vanskelige jobb. Beslutningsvegringen råder i offentlig sektor på grunn av en forsiktighetskultur der det altoverskyggende er å unngå å komme i VG.

KOMMENTAR: I Difi sin verden er prosjektperspektivet rådende mens produktperspektivet er utydelig. Når de i tillegg setter premisset om at topp-nivået skilles fra det utførende nivået, blir det vanskelig å se at dette vil bevege verden i smidig retning. Om Difi ønsker smidig må de kommunisere dette mye tydeligere og synliggjøre dette på høyeste nivå.

Dagen ble avsluttet med 45 minutter paneldebatt. Hovedtema er kontraksformer som passer for IT-prosjekter.

KOMMENTAR: Panelet virket etter hvert ganske samstemte på at Time/Material er overlegent, at kunden ikke kan distansere seg fra produkteieransvaret og at også kunden bør ha en solid andel egne ansatte i utviklingsteamene.

 

 

 

 

Posted on June 12, 2014 at 10:30 am by gamsjo · Permalink
In: Endringsledelse, kontrakt, prosjektledelse, Samfunn, Scrum · Tagged with: , , , , ,

2 Responses

Subscribe to comments via RSS

  1. Written by Klara Vatn
    on 02/07/2014 at 7:51 am
    Reply · Permalink

    Takk for veldig bra oppsummering for meg som ikke visste om seminaret, nå føler jeg at jeg har fått med essensen!

  2. Written by gamsjo
    on 02/07/2014 at 7:13 pm
    Reply · Permalink

    Synd du ikke visste om seminaret, Klara. Jeg regner med at vi gjentar dette til neste år, kanskje du kan delta eller enda bedre bidra med et innlegg! :-)

Subscribe to comments via RSS

Leave a Reply

Current ye@r *